2022년까지 전 세계 많은 국가들이 코로나바이러스와 함께 살기 위한 풍토성 전략을 시행할 것으로 예상됩니다. 이것이 우리가 기업과 조직 간의 디지털화로의 전환을 보는 이유중 하나입니다. 특히 문서 워크플로 및 관리는 새 표준에 맞게 디지털화되고 있습니다.     

디지털화된 문서 워크플로는 중요한 정보와 데이터를 기록, 보안, 저장, 구성 및 공유하는 방법을 향상시킬 수 있습니다. 디지털 문서 관리는 문서 관련 비용 절감을 40% 줄이고 오류를 최대 30%까지 줄일 수 있습니다. 

그러나 좋은 디지털 문서 워크플로우의 이점을 얻으려면 프로세스를 올바르게 디지털화해야 합니다. 문서 워크플로디지털화를 보다 쉽게 만드는 몇 가지 방법을 살펴보겠습니다.

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1. 디지털 문서 관리를 위한 시스템화 

종이 문서를 설정, 저장 및 처리하는 비용은 특히 비즈니스가 성장함에 따라 상당히 비쌀 수 있습니다. 저장 시설, 캐비닛, 종이, 인쇄, 사무실 공간, 저장 및 고용 직원의 비용은 모두 매우 비용이 많이 드는 거래가 될 수 있습니다. 그리고 이것은 모든 조직이 감당할 수있는 사치를 가지고있는 것이 아닙니다. 

디지털 문서 시스템으로 전환하면 이러한 모든 용지 파일을 제거하고 저장 공간을 절약하고 인쇄, 잉크 및 기타 문구류에 비용을 절감하고 워크플로우를 개선할 수 있습니다. 그런 다음 가장 중요한 문서의 실제 복사본만 보관하고 나머지는 안전하고 안전하게 디지털화하는 데 우선순위를 두는 데 우선순위를 지정할 수 있습니다.  

2. 파일 및 명명 시스템 규칙 내려

파일 이름을 문서화하고 표준화하면 향후 비즈니스에 상당한 시간과 리소스가 절약될 수 있습니다. 누락된 문서를 찾는 데 소요되는 시간보다 더 낭비되는 것은 없습니다. 

따라서 문서 와 파일 이름을 지정하기 위한 기본 규칙을 설정하여 쉽게 검색하는 것이 좋습니다. 파일을 자세히 설명하기 위해 파일 이름에는 날짜, 상태, 회사, 산업 등이 포함될 수 있습니다. 

이러한 이름은 파일을 쉽게 찾고 스캔할 수 있도록 합니다. 모든 것이 정리된 상태로 유지되도록 이러한 명명 규칙에 대해 팀 구성원에게 통신해야 합니다.

3. 폴더 및 분류 레이어 

디지털 파일 관리는 조직에 적합한 문서를 구성하고 보장하는 좋은 방법입니다. 동영상, 오디오 또는 PDF와 같은 형식에 따라 그룹화할 수 있습니다. 하위 폴더에 폴더를 유지하는 것과 마찬가지로 이러한 폴더를 계층화하면 검색 및 검색 프로세스가 용이할 수 있습니다. 

또 다른 팁: 송장, 클레임, 계약 등과 같은 특정 루틴 문서에 표준 템플릿을 적용할 수도 있습니다. 이렇게 하면 시간을 절약하고 일관성을 제공하며 워크플로 효율성을 향상시킵니다. 

4. 정기적으로 업데이트 및 백업

일상적인 백업을 수행하면 기술 지원이 여러분을 좋아할 것입니다. 조직이 할 수 있는 가장 일반적인 실수 중 하나는 데이터를 정기적으로 업데이트하고 백업하지 않는 것입니다. 재해가 발생하면 모든 사람이 복원하고 싶지만 업데이트된 백업 시스템이 없으면 매우 어려울 것입니다. 

따라서 안전상의 이유로 다른 드라이브로 복사할 때 파일을 백업하는 것이 중요합니다. 모든 문서 시스템은 더 이상 사용되지 않는 오래된 파일이나 완료된 계정을 보관하여 최신 상태로 유지해야 합니다. 이렇게 하면 디지털 문서를 깨끗하게 유지하고 저장 공간을 절약하며 중복을 방지할 수 있습니다. 

5. 모든 사람이 동일한 시스템을 사용하고 있는지 확인

각 팀이나 부서는 선호하는 통신 방법, 문서 등을 갖습니다. 그러나 문서 워크플로를 공유하는 경우 모든 사람이 동일한 페이지에서 작업하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 오해의 소지가 제한되고 효율성을 개선하며 시간을 절약할 수 있습니다. 물론 여러 접점에서 일관성을 제공함으로써 고객의 전반적인 경험을 향상시킬 수 있습니다. 

특히 중요한 정보에 대한 보안 및 개인 정보를 보장하는 하나의 파일 공유 및 전자 서명 플랫폼에 충실하십시오.  

6. 정기적으로 내부 감사를 실시

디지털 문서 워크플로우의 수립 및 구현에 따라 문서를 한 번 감사하는 것이 매우 유용할 수 있습니다. 이것은 시스템의 강점과 약점을 추적하는 방법입니다. 중복 파일로 무엇을 해야 합니까? 특정 문서 또는 폴더 제출에 대한 체크리스트란 무엇입니까? 그런 다음 정기적으로 모니터링하여 레코드 관리 시스템을 개선하고 미세 조정할 수 있습니다. 

7. 팀이 승선및 교육을 받으세요   

문서 워크플로 디지털화에서 일어난 또 다른 일반적인 실수는 사용자 간의 의사 소통과 교육이 부족하다는 것입니다. 이렇게 하면 문서 조직의 효율성과 불일치가 줄어들어 전체 프로세스가 낭비될 수 있습니다. 

모든 사람이 문서를 저장, 검토 및 공유하는 방법에 대해 동일한 페이지에 있도록 온보딩 및 교육에 처음부터 팀 원을 포함시켜야 합니다.

따라서 마이그레이션 및 구현을 용이하게 하는 온보딩 프로세스를 구성하는 것이 좋습니다. 새로운 디지털화 활동으로 팀워크를 더욱 잘 만들고 싶으신가요? 깔끔한 문서 관리 시스템을 수립, 유지 관리 및 조직하기 위해 최선을 다하고 있는 문서 워크플로의 최상의 실습을 정의합니다.

8. 클라이언트에 대한 문서 절차 만들기

거래를 마무리하려는 경우 영업 사원이 걱정해야 할 마지막 방법은 모든 단일 클라이언트에 서명, 공유 및 문서 프로세스를 설명하는 방법입니다. 따라서 일반적으로 디지털 문서 플랫폼 및 기타 문제 해결 FAQ를 사용하는 방법에 대한 간략한 클라이언트를 작성하는 절차를 작성하는 것이 좋습니다. 

관련 당사자가 올바른 문서에 액세스할 수 있는지 확인합니다. 좋은 문서 공유 플랫폼은 관리자와 파일 관리자에게 제어를 제공하면서 원활한 협업과 공유를 가능하게 하는 플랫폼입니다. 

9. 보안에 건너 뛰지 마십시오

직원 및 클라이언트에 대한 문서 액세스를 제어하기 위한 사용자 지정 절차를 만들 수 있지만 해커와 데이터 침해를 막기 위해 보안이 필요합니다. 문서를 디지털화하면 디지털 세계의 위험에 정의가 노출됩니다.

그러나 지속적으로 업데이트된 보안 프로토콜과 방법을 사용하면 해커가 파일에 액세스하기가 더 어려워지게 됩니다. 대부분의 공급자는 가장 안전한 서류 캐비닛보다 문서를 더욱 안전하게 유지하는 다양한 암호화 최고의 실습을 사용합니다. 더 나은 아직, 분산 되어 공유 서버에 파일을 저장 하지 않는 디지털 문서 서비스를 활용. 

문서 워크플로우를 디지털화할 준비가 되셨습니까? 

지금까지 읽은 방식에 따라 문서 워크플로가 직면하고 있는 문제를 분석하고 확인할 수 있습니다. 거기에서, 우리는 당신이 쉽게 할 수있는 적절한 방법을 찾을 수 있기를 바랍니다. 

Dedoco는신뢰할 수 있고 검증 가능한 문서와 자격 증명을 발급하는 동시에 기업이 디지털 워크플로우를 관리하는 방식을 혁신하는 것을 목표로 하는 독점적인 디지털 문서 및 서명 솔루션을 제공합니다. 오늘 우리와 함께 시작하고 더 나은 문서 관리를 변환합니다.

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